Projeto de Otimização e Migração Estratégica da Gestão de Dados e Documentos

TÍTULO DO PROJETO: Projeto de Otimização e Migração Estratégica da Gestão de Dados e Documentos.

SOBRE O ESCRITÓRIO: Somos um escritório de advocacia em crescimento, atualmente com 5 colaboradores (2 advogados, 1 secretária, 2 assessores) e um acervo de aproximadamente 650 processos judiciais e extrajudiciais. Estamos em um momento de transição de uma organização 'artesanal' para uma cultura empresarial e corporativa, buscando padronização e escalabilidade.

PROFISSIONAL BUSCADO: Buscamos um Consultor Sênior de SharePoint & Arquitetura de Informação ou Arquiteto de Soluções Microsoft 365 para Gestão Documental.

VISÃO GERAL DO PROJETO: Este projeto ambicioso visa a reengenharia completa de nossa estrutura de informação e gestão documental. O objetivo principal é padronizar, otimizar e preparar nosso acervo para um crescimento exponencial (alcançar mais de 5.000 processos) e para a futura integração com tecnologias de ponta, como Inteligência Artificial e automação. Utilizaremos o ecossistema Microsoft 365, com foco em SharePoint.

QUALIFICAÇÕES E EXPERIÊNCIA ESSENCIAL:
• Profunda experiência em Gestão da Informação, Enterprise Content Management (ECM) e Arquitetura de Informação.
• Conhecimento comprovado e experiência prática com Microsoft SharePoint Online, incluindo bibliotecas de documentos, metadados, tipos de conteúdo e permissões.
• Experiência com automação de processos usando Microsoft Power Automate.
• Familiaridade com Microsoft Syntex para classificação e extração de dados (diferencial).
• Experiência em migração de dados para SharePoint, garantindo integridade e conformidade.
• Capacidade de conduzir análise de negócios e traduzir requisitos em soluções técnicas.
• Excelentes habilidades de comunicação e documentação para elaboração de manuais e treinamento.
• Certificações Microsoft relevantes (ex: SharePoint Administrator Associate, Solutions Expert) são um diferencial.
• Experiência prévia em consultoria para escritórios de advocacia ou setor jurídico é um grande diferencial.

CONTEXTO OU NECESSIDADE: Atualmente, nossos dados e documentos (administrativos, financeiros, RH, fiscais e operacionais de clientes) estão em um servidor local com acesso por compartilhamento. Possuímos assinatura Microsoft 365 para Pequenas e Médias Empresas, incluindo COPILOT e o pacote Office com instalação local. Precisamos de uma nova organização do acervo, classificação de documentos por metadados e automações, focando na reengenharia da estrutura para um crescimento saudável e organizado.

ESCOPO DETALHADO DO PROJETO / ENTREGÁVEIS:
1. Criar e configurar um site principal no Microsoft SharePoint Online, desenhado para funcionar como intranet corporativa (manuais, calendários, etc.). As bibliotecas de documentos serão separadas por especificidade e segurança.
2. Elaborar e implementar uma nova política de organização de pastas e documentos no SharePoint, com ênfase na classificação por metadados para reduzir a dependência da estrutura 'pasta-caminho'. Isso inclui a definição de uma política de retenção e descarte de documentos.
3. Definir, configurar e documentar (em manuais) as políticas de acesso e permissões para usuários atuais e futuros, por grupos e necessidades específicas.
4. Realizar a migração completa de todos os dados do servidor local para as bibliotecas de documentos do SharePoint, garantindo a aplicação da nova arquitetura e metadados.
5. Configurar a sincronização dos documentos do SharePoint com o ambiente local (via aplicativo de sincronização OneDrive) para acesso offline e sob demanda nas máquinas dos colaboradores (na matriz e em trabalho remoto). Os dados da origem serão mantidos até a migração total e validação.
6. Registrar todo o trabalho realizado e criar um Manual para Colaboradores e um Manual para Gestores, detalhando as novas políticas, procedimentos, uso das ferramentas e melhores práticas.
7. Configurar aplicativos do ecossistema Microsoft 365 (ex: Power Automate, Syntex, Power BI) para automatizar a leitura, classificação e auditoria das pastas e arquivos.

FACILITADORES:
• Sugestão detalhada da nova estrutura de organização de pastas e subpastas.
• Disponibilização de 1 ou 2 colaboradores para acompanhar e auxiliar na classificação dos metadados.
• Proposta inicial de metadados: Código Cliente, Nome Cliente, Código Processo, Número do Processo, Área do Direito, Tipo de Ação/Assunto, Tipo de Documento, Data do Documento, Status do Processo, Advogado Responsável, Parte Contrária, Tags/Palavras-chave, Confidencialidade.
• Sugestão de padrão de nomenclatura de arquivos: AAAA-MM-DD - [TIPO_DOCUMENTO] - [DESCRIÇÃO_BREVE] - [VERSÃO_OPCIONAL].extensão (Ex: “2023-10-27 - Peticao Inicial - Acao de ************”).
• Uso de software de gestão de processos (PROJURIS ADV), cujas informações (códigos de cliente e processo) podem ser reproduzidas nos metadados.
• Visão clara para a elaboração de Manuais para Colaboradores e Gestores.

RESULTADOS E BENEFÍCIOS ESPERADOS:
• Arquitetura da informação e gestão documental padronizada e escalável, pronta para o crescimento do negócio.
• Pesquisa efetiva de dados e preparação para automações, agentes de IA e auditoria plena.
• Migração completa e qualificada de dados e conteúdo para o SharePoint, com correta organização e aplicação de metadados.
• Manuais de uso para equipe e gestão desenvolvidos, garantindo padronização e fácil integração de novos colaboradores.
• Documentação técnica para suporte de TI e treinamento para a equipe.
• Potencial para futuras fases do projeto, como o desenvolvimento de agentes de IA/Copilot personalizados para análise preditiva, sumarização de documentos e automação de tarefas jurídicas.

“Não possuímos um grande número de dados, cerca de 300gb apenas, queremos estar prontos oportunidades e para o futuro da tecnologia.”

"Se você possui a expertise necessária e se identifica com este desafio de transformação, envie sua proposta, incluindo sua experiência em projetos similares, qualificações e uma estimativa de cronograma e investimento."

“Esperamos conclusão em até 2 meses e estimamos o custo total para o projeto de R$ 4.000,00”.