Auxiliar Administrativo Financeiro - Escritório de Advocacia

O objetivo deste projeto é uma parceria de aproximadamente 30 horas mensais ou mais por um período de teste de 3 meses, podendo se estender para prestação de serviço duradouro. É importante estar disponível e acessível pelo menos 1 hora fixa por dia no horário comercial. O escopo do projeto passa por auxiliar na administração financeira e operacional de um escritório de advocacia 100% online, ou seja, a prestação de serviço é totalmente home office e são utilizadas reuniões semanais por zoom, bem como troca de mensagens diárias por whatsapp diretamente com a CEO, coordenador do projeto e uma equipe pequena de advogadas. O escritório conta com a utilização do sistema Conta Azul para gerir o Financeiro e trabalha com planilhas excel para geração de relatórios.
Não é obrigatório conhecimento na área jurídica, mas toda familiaridade com este mercado é muito bem vinda.
O nível de conhecimento das plataformas técnicas utilizadas não precisa ser muito elevado, pois irá aprender na prática, mas as habilidades de Excel precisam estar em um nível avançado.
É essencial ter conhecimento e habilidades da área operacional financeira, como realizar pagamentos, fazer conciliação bancária, organizar recebíveis, propostas comerciais, dentre outros.
Já ter trabalhado ou utilizado a plataforma Conta Azul facilitará bastante o dia a dia do projeto.
Organizando as atividades exemplificadas do financeiro e do auxílio administrativo direto da CEO:

DIARIAMENTE:
• Cadastrar e efetuar os pagamentos diários da empresa diretamente no site do banco;
• Operacionalizar a organização do Contas a Pagar e Receber do escritório diretamente no sistema Conta Azul;
• Realizar a conciliação bancária diariamente pelo sistema;
• Gerir, efetuar e cuidar da agenda de compromissos da CEO da empresa - incluindo contato com clientes para agendamento de reuniões;

SEMANALMENTE OU QUANDO TIVER FATO GERADOR:
• Organizar a cobrança a clientes e enviar e-mails de faturamento e/ou cobrança de acordo com cada caso e serviço prestado;
• Reportar ocorrências, resultados e interagir em reuniões semanais com coordenador do projeto;
• Interagir com a equipe através da plataforma Trello;
• Emissão das notas fiscais para os clientes;
• Efetuar todo o controle de orçamentação e propostas comerciais que são aprovadas diretamente pelo sistema e em planilhas Excel;

EVENTUALMENTE:
• Manter as bases de clientes, fornecedores e propostas cadastradas na plataforma;
• Controlar as assinaturas de sistemas e softwares utilizados pelo escritório;

MENSALMENTE:
• Organizar e controlar os lançamentos de horas da equipe através dos timesheet para gerar os cálculos de faturamento aos clientes;
• Organizar e controlar as remunerações variáveis das advogadas calculadas sobre a distribuição de casos do escritório;