Assistente Virtual: apoio administrativo, planejamento e gestão digital para empreendedores
O Assistente Virtual apoia empreendedores em tarefas administrativas, planejamento e gestão digital do escritório a partir de um ambiente de trabalho profissional.
Muitas vezes isso acontece não porque a administração toma muito tempo, mas porque essas tarefas exigem uma quantidade surpreendente de energia.
Neste artigo você vai entender por que terceirizar tarefas administrativas é interessante para tantos empreendedores e quais vantagens isso traz.
Por que a administração consome tanta energia
Enviar uma fatura talvez leve cinco minutos. Arquivar um documento, dois minutos. Atualizar um dado de cliente, um minuto. Ainda assim, essas pequenas tarefas somadas geram uma grande carga mental. Para cada uma delas, é preciso mudar de foco, buscar informações e tomar decisões.
Terceirizar tarefas administrativas evita a troca constante de foco
Muitos empreendedores executam a administração nos intervalos do dia. No meio de um projeto, é preciso enviar rapidamente uma fatura. Depois de uma conversa com o cliente, é preciso atualizar um documento. Entre um compromisso e outro, verifica-se um pagamento.
Essas interrupções constantes dificultam manter o foco. Terceirizar tarefas administrativas pode ajudar a reduzir essa fragmentação e, no fim das contas, com certeza economiza uma hora por dia.
A fadiga de decisão causada pela administração
A administração é feita de dezenas de pequenas escolhas.
Esse documento precisa ser arquivado?
Essa fatura está correta?
Esse e-mail ainda precisa de um retorno?
Embora cada decisão seja pequena, tomá-la consome energia mental. No fim do dia, isso pode afetar de forma perceptível a concentração e a produtividade, especialmente quando você realiza muitas tarefas desse tipo e acaba esgotando sua capacidade de tomar decisões.
Por que empreendedores continuam fazendo a própria administração
Apesar das desvantagens, muitos empreendedores optam por cuidar da administração sozinhos.
Frequentemente porque:
parece mais rápido;
a tarefa parece simples;
ter controle é algo que dá uma sensação boa;
terceirizar é visto como trabalho extra;
você sente que só você consegue fazer aquilo.
Na prática, porém, muitos empreendedores subestimam quanto tempo e energia a administração realmente consome.
Quais tarefas administrativas você pode terceirizar?
Nem todas as atividades administrativas são igualmente adequadas para terceirização.
Exemplos comuns incluem:
processamento de faturas;
gestão de agenda;
entrada de dados;
gestão de documentos;
administração de clientes;
gestão de e-mails.
São justamente essas tarefas recorrentes que costumam gerar mais economia de tempo principalmente quando você tem um assistente virtual que entende perfeitamente o que você precisa e sabe como executar isso da melhor forma, de maneira independente.
O que dizem os dados da Freelancer?
Segundo pesquisas, os empreendedores dedicam, em média, várias horas por semana a tarefas administrativas que não geram receita direta. Também dentro da Freelancer.com.br, observamos que os empreendedores buscam cada vez mais apoio para atividades administrativas e organizacionais. Os Assistentes Virtuais são utilizados principalmente para tarefas como gestão de agenda, gestão de e-mails, administração de clientes e processamento de documentos.
Os dados do marketplace da Freelancer.nl mostram, além disso, que a demanda por especialistas de apoio aumentou no período recente. Os empreendedores optam, cada vez mais, por suporte remoto e flexível, o que lhes permite concentrar-se em atividades que contribuem diretamente para faturamento, relacionamento com clientes e crescimento.
Para muitos empreendedores, um Assistente Virtual deixou, assim, de ser um luxo e passou a ser uma forma prática de liberar tempo para o core do negócio.
Terceirizar tarefas administrativas gera mais foco
A maior vantagem de terceirizar tarefas administrativas não está apenas nas horas que se ganham. Muitos empreendedores sentem, sobretudo, mais tranquilidade. Há menos tarefas pendentes. Menos interrupções. Menos assuntos exigindo atenção o tempo todo. Isso cria mais espaço para atividades que contribuem diretamente para faturamento e crescimento. Quanto menos tarefas, mais foco você tem para o que realmente precisa fazer.
Quando faz sentido terceirizar tarefas administrativas
Uma boa pergunta não é quanto tempo a administração consome. Uma pergunta melhor é quanto valor você cria com o tempo que a administração ocupa. Quando você é regularmente distraído por tarefas administrativas recorrentes, terceirizar pode rapidamente se tornar interessante. Para muitos empreendedores, isso não traz apenas mais tempo, mas também mais prazer no trabalho e mais foco. Lançar as faturas ou conferir os livros contábeis costuma provocar, em muitos empreendedores, um suspiro profundo e a vontade de adiar essas tarefas.
Terceirizar é um passo lógico
Terceirizar tarefas administrativas é, para muitos empreendedores, um passo lógico quando a administração exige cada vez mais tempo e energia. O maior ganho muitas vezes não está apenas nas horas liberadas, mas principalmente na tranquilidade e no foco que voltam com isso.
Ao terceirizar tarefas administrativas, abre-se mais espaço para empreendedorismo, relacionamento com clientes e crescimento. Avalie se para você também faz sentido contratar alguém por algumas horas por semana para assumir essas tarefas.
