A comunicação é a base para um assistente virtual!

Como suporte virtual, trabalho - como um funcionário normal no escritório - com documentos e informações da empresa. E, assim como você, como funcionário, trata as informações da empresa de maneira organizada e cuidadosa, eu também como Assistente Virtual. A única diferença é que eu trabalho para vários clientes e, portanto, tenho que lidar com informações e métodos diferentes.

Informações sobre a empresa

Para mim, é evidente lidar com os dados da empresa discretamente e com a confidencialidade necessária, mas, na confirmação do meu pedido, faço uma menção separada. Discrição - silêncio, sigilo - deve ser uma característica importante de um Assistente Virtual. Como você trabalha remotamente, pode ser difícil para um cliente confiar que o trabalho será realizado adequadamente ou que os dados serão tratados com cautela. Os clientes mais antigos, em particular, têm um pouco mais de dificuldade do que o cliente mais jovem, que agora está mais familiarizado com o trabalho de suporte online e online. É uma questão de dar pequenos passos e se acostumar. Como cliente, você não está constantemente ao lado de seu novo funcionário para verificar se tudo está indo como você deseja?

Formas de Consulta

Como assistente virtual, não estou na sua frente no escritório, em outro departamento ou no mesmo prédio, parece mais difícil consultar. Parece Escrevo-o deliberadamente em itálico, porque a consulta com um Assistente Virtual não é muito diferente na prática do que a consulta com seu colega no mesmo prédio. De fato, muitas vezes você economiza muito tempo porque possui uma consulta muito mais eficaz. Requer apenas uma maneira diferente de trabalhar e pensar.

Antes de tudo, trabalho com o correio. Ao contrário de muitas teorias nas quais você não precisa abrir a caixa de correio diretamente quando começa a trabalhar, é a minha salvação para mim. Depois que o computador inicia, eu mostro as caixas de correio que administro em uma ordem fixa. Respondo a questões que posso resolver em um ou dois minutos e registro todas as ações no bloco de trabalho que gravei para o cliente relevante. Você realmente não pode ignorar uma pergunta urgente por e-mail e colocá-la de lado até mais tarde no dia (ou na semana ..!) Porque o cliente está agendado apenas.

Compromisso

Eu também trabalho muito com o Skype. Minhas relações sabem que posso ser abordado livremente pela manhã entre determinados horários. Apenas uma pergunta ou explicação rápida é então ainda mais rápida que um email. Depois disso, o Skype continua "não perturbe", mas posso ser contatado em caso de emergência. Também agendamento de reuniões regulares com meus clientes. Às vezes, o cliente já funciona dessa maneira e ocorre de maneira muito natural. Com outros clientes, incluo a opção de uma consulta pelo Skype na minha cotação. Algumas pessoas acostumam-se ao Skype. Mas, em silêncio, acompanhe o progresso, o trabalho e os assuntos em geral garantem que você se envolva mais como Assistente Virtual e, portanto, pode significar muito mais para a empresa.

Levando minutos por um Assistente Virtual?

O Skype é uma ótima maneira eficaz de conhecer! Seja como for, economiza muito tempo, porque há menos "boatos" antes, durante e após a reunião. As pessoas estão cientes das reuniões e são muito mais objetivas. Dessa forma, as reuniões se tornam muito mais curtas, permanecem por muito mais tempo e você economiza muito tempo (em viagem). Via Skype, gravo reuniões e consultas para diferentes empresas, vejo todos os funcionários e me sinto realmente um membro da equipe!

WhatsApp para perguntas curtas

Se eu sei que meu cliente está na estrada ou não no escritório, o WhatsApp também é uma solução para perguntas curtas ou um simples "sim" ou "não". Faço acordos claros sobre isso de antemão, porque com o WhatsApp você está muito na esfera pessoal de alguém. Prefiro não usá-lo também, mas às vezes você não consegue escapar.

É claro que todos os tipos de outras formas de contato e comunicação são possíveis. No caso de um projeto de curto prazo, um único e-mail com uma chamada única do Skype é suficiente. Para outros projetos de longo prazo, há um momento de contato semanal na agenda. Afinal, nenhum cliente é o mesmo. E isso torna o trabalho de um Assistente Virtual tão fascinante e variado!

Por: Mirjam Polman http://www.virtueelsupport.nl/

Traduzido e adaptado por: Julia Mainardi- Marketing Digital