Listas de tarefas superlotadas? para que você mantenha a visão geral

Todos nós temos maneiras de lembrar o que fazer. Listas de tarefas, calendários, notebooks e aplicativos da lista de tarefas. Às vezes, porém, todas essas listas de tarefas e itens da agenda nos dominam e perdemos a visão geral. Você ocasionalmente vai dormir e acorda lembrando de tudo que precisa fazer?

Fazendo as Coisas (GTD)

Felizmente, existe o método Getting Things Done! Esse método de David Allen consiste em várias etapas, que juntas garantem que você tire tudo da cabeça e sempre saiba o que fazer.

Etapa 1: coletando

Colete tudo! O primeiro passo para uma vida arrumada e um "espírito como a água" é coletar suas "coisas" em um só lugar. Portanto, são papéis para anotações, cadernos, revistas soltas, dispositivos quebrados, itens da agenda, recados. Em resumo, tudo o que você pode encontrar e onde há uma ação. Portanto, não há ação em sua mesa e seus acessórios. E os livros também não estão na sua estante. Ou é? Você tem uma pilha de livros que ainda não leu? Eles também podem ser colocados na pilha (também conhecida como "caixa"). Isso também se aplica a todas as ações que você tem em sua cabeça. Limpe sua mente de tudo o que você ainda precisa, deseja, fará, faria. Escreva em um pedaço de papel e coloque na pilha.

Etapa 2: processamento

Obviamente, você não pode deixar tudo o que coletou para sempre. O segundo passo é, portanto, processar essa pilha. E há várias regras anexadas a isso. Linha 1: comece com o item superior. Regra 2: processe 1 item de cada vez. Regra 3: nunca devolva um item. Você pode ver o que é para cada item. Existe uma ação associada a ela e pode ser executada em 2 minutos? Em seguida, tome a ação imediatamente. É uma ação que precisa ser tomada em algum momento ou o mais rápido possível? Em seguida, escreva-o na sua "lista de ações temporárias". Você também pode ter coisas na pilha que não têm nenhuma ação anexada a elas. Um artigo que você salvou como referência, a fatura do dentista, o recibo de hoje. Você não tem que ficar com isso? Depois jogue-os fora imediatamente. Você ainda quer mantê-los? Em seguida, arquive-os (de preferência em pastas separadas no alfabeto).

Etapa 3: organizar

Depois de determinar quais são todos os itens, é hora de organizá-los. Na etapa 2, você já executou várias ações, colocou várias ações em sua "lista de ações temporárias", jogou fora as coisas e colocou na pilha "arquivar".

À espera de

Veja sua lista de ações temporárias agora. Existem coisas que você não pode fazer sozinho ou que não pode fazer até que outra pessoa tenha feito algo? Em seguida, "delegue" esses itens de ação e coloque-os na lista "Em espera".

Agenda

Se houver determinadas ações a serem executadas em um dia específico ou em um horário específico, você as coloca em sua agenda.

Projetos Para as outras ações, considere se consiste em uma ou mais ações. "Perguntar a Tim que horas eu deveria estar na sexta-feira" é apenas uma ação. Mas "organizar o aniversário de Mieke" consiste em várias ações. Considere qual é o "resultado ideal". Em "organizar o aniversário de Mieke", é "aniversário de Mieke". Você coloca isso na sua "lista de projetos".

Ações

Aqui você também considera qual é a próxima ação. O que você deve fazer primeiro para concluir este projeto, para organizar o aniversário de Mieke? Pode ser, por exemplo, sua "lista de compras" ou "envio de um email de convite". Você coloca todas as ações individuais e próximas ações na "Lista de ações".

Mais tarde / talvez

Então, apenas as ações que você não deseja realizar agora permanecem. Podem ser viagens que você ainda deseja fazer, livros que ainda deseja ler, museus que ainda deseja visitar. Você escreve essas ações na sua lista "Mais tarde / talvez".

Etapa 4: faça e mantenha

Quando você tem tudo organizado, é hora de realizar suas ações. Todos os dias, você visualiza sua agenda para itens da agenda e percorre sua próxima lista de ações. Com base nisso, você decide o que fazer. No final da semana, verifique se o seu sistema ainda está em ordem. Existem coisas na sua caixa de entrada que você ainda precisa processar? Você também passa por sua lista de ações. Há alguma ação que você pode atravessar ou ainda precisa anotar ações? O mesmo se aplica à lista de projetos. Veja a lista Aguardando. Talvez você deva enviar um lembrete às pessoas? Você também deve revisar sua lista Mais tarde / Talvez para ver se existem ações e projetos que deseja ativar. É muito importante que você faça isso pelo menos uma vez por semana, para ter tudo em ordem e obter um "espírito como a água". Isso não parece maravilhoso para você?

Por: Liz Huisman

Traduzido e adaptado por: Julia Mainardi- Marketing de Conteúdo e Marketing Digital do freelancer.com.br